Faktura z KSeF i PDF do kontrahenta. Nowa interpretacja KIS zmienia zasady gry

Nowe podejście fiskusa

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 5 maja 2026 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.88.2026.1.RST) uznał za nieprawidłowe stanowisko spółki, która równolegle do faktur ustrukturyzowanych w KSeF przesyłała kontrahentom ich wizualizacje PDF. Zdaniem fiskusa wizualizacja może zostać potraktowana jako odrębna faktura. Spółka, zarejestrowana jako czynny podatnik VAT, argumentowała, że PDF jest tylko „odzwierciedleniem” faktury z systemu: zawiera numer KSeF, kod QR i datę przesłania faktury, a dzięki tym danym odbiorca identyfikuje, że dokument nie jest odrębną fakturą. Skarbówka uznała jednak, że nawet pozornie niewielkie różnice między XML-em a wizualizacją mogą prowadzić do poważnych konsekwencji.

Dwie interpretacje, jedna różnica

Interpretacja wskazuje, że rozjazd między danymi faktury ustrukturyzowanej a treścią wizualizacji to ryzyko zastosowania art. 108 ustawy o VAT, czyli obowiązku zapłaty podatku po raz drugi, jeśli dokument uznano by za fakturę wystawioną ponownie. Jak przypomina KIS, wcześniejsza interpretacja z 11 czerwca 2024 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.126.2024.1.KK) potwierdzała możliwość stosowania wizualizacji zawierających szerszy zakres danych niż faktura w KSeF, ale pod warunkiem zachowania czytelności i braku sprzeczności. Wybicie się z tego warunku kończy się ryzykiem podwójnego rozliczenia.

Kiedy wchodzi obowiązek

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF wszedł już w życie dla części podatników. Zgodnie z zasadami obowiązującymi od 2026 r., część przedsiębiorców wystawia faktury w systemie od lutego lub kwietnia 2026 r., a pozostali dołączą do obowiązku od 1 stycznia 2027 r. W praktyce dla wielu firm model „faktura w KSeF + PDF do obiegu” wydawał się najwygodniejszy. Nowa interpretacja pokazuje, że skarbówka nie chce dopuszczać do rozjechania się danych między XML-em a wizualizacją.

Co robić w praktyce

Przedsiębiorcy wysyłający kontrahentom wizualizacje PDF faktur z KSeF powinni dopilnować, by treść pliku była zgodna co do szczegółów z danymi z systemu: kwoty, numer, data, nazwy stron, stawki VAT. Wszelkie własne dopiski mogą zostać potraktowane jako nowa faktura. Bezpieczniejszym kierunkiem jest stosowanie wizualizacji, która wprost informuje, że dokument nie stanowi faktury (na przykład przez wyraźne oznaczenie i kod QR odsyłający do faktury ustrukturyzowanej), a w razie wątpliwości — wystąpienie o własną interpretację indywidualną.

Źródła

- Skarbówka ostrzega firmy przed PDF-ami z KSeF. Jedna różnica wystarczy — Infor.pl - Obowiązkowy KSeF — dokumentowanie transakcji w świetle najnowszego stanowiska Ministerstwa Finansów — GOFIN

Ilustracja: Kelly Sikkema na Unsplash